Переговорная комната под ключ: чек-лист необходимого оборудования

Обычно рассчитана на 7-10 человек и занимает площадь около 30 квадратных метров. Но компании используют и большие конференц-залы, где размещается до 16 участников. От подбора техники зависит, насколько комфортно будут чувствовать себя сотрудники и насколько эффективными окажутся встречи.

Какое оборудование нужно для переговорной

Оснащение переговорной комнаты включает несколько ключевых компонентов. Каждый из них решает свою задачу. Вместе они создают среду для полноценного взаимодействия участников – как присутствующих физически, так и подключённых удалённо.

Видеооборудование

Для переговорных комнат подходят LED или ЖК-панели с диагональю 55-60 дюймов и разрешением от Full HD до 4K. Если помещение светлое, стоит выбрать экран с яркостью более 500 кандел. В больших залах используют несколько панелей или видеостены, чтобы одновременно транслировать разные окна – например, в одном отображать участников совещания, а в другом работать с документами.

Интерактивные панели позволяют участникам взаимодействовать с контентом, выделять и редактировать информацию прямо на экране. Это удобно, когда нужно быстро обсудить изменения в документе или мозговым штурмом набросать идеи.

Видеокамеры

Для небольших переговорных комнат площадью до 25 квадратных метров подойдут веб-камеры с углом обзора 105 градусов. В больших залах используют роботизированные PTZ-камеры с функцией автоматического наведения. Они поворачиваются, наклоняются и увеличивают изображение, что позволяет оператору или автоматической системе фокусироваться на выступающем.

PTZ-камеры интегрируются с системами видеоконференцсвязи и могут самостоятельно поворачиваться к говорящему после распознавания его голоса аудиосистемой. Это создаёт эффект присутствия и делает онлайн-встречи более живыми.

Аудиооборудование

Звуковая система переговорной комнаты состоит из устройств воспроизведения звука и устройств его захвата. Важно обеспечить одинаково комфортную громкость для всех участников и исключить помехи.

Для воспроизведения звука используют активные колонки или саундбары, которые подходят для крупных конференц-залов, а также пассивные колонки с отдельным усилителем, которые чаще монтируют в потолок или стены небольших комнат. Потолочные динамики мощностью 20 Вт с углом охвата 120 градусов обеспечивают качественную озвучку помещения для видеоконференцсвязи.

Устройства для захвата звука

Вместо классических микрофонов в переговорных комнатах сейчас используют спикерфоны и микрофонные массивы. Спикерфоны – это переговорные устройства громкой связи с разнонаправленными микрофонами, динамиком и системами эхо- и шумоподавления. Они захватывают голос на 360 градусов, подавляют лишний шум и автоматически включаются, когда человек начинает говорить.

Спикерфоны подходят для небольших переговорных комнат до 10 человек. Для средних и больших помещений используют спикерфоны с беспроводными или проводными внешними микрофонами, которые расширяют зону охвата до 8 метров и более.

Микрофонные массивы монтируют над рабочим пространством или на потолке. Они представляют собой группу микрофонов, направленных в разные стороны и формирующих несколько независимых зон захвата голоса. Например, микрофонный массив из 16 всенаправленных микрофонов создаёт 8 зон захвата и покрывает площадь до 60 квадратных метров. Встроенный процессор обеспечивает подавление реверберации и шума вне диапазона частот человеческой речи.

Современные системы видеоконференцсвязи (ВКС)

Система видеоконференцсвязи – комплекс, объединяющий видео-, аудиоустройства и личные девайсы участников. ВКС создают эффект телеприсутствия для тех, кто участвует удалённо.

Основа системы – оборудование с ПО, которое коммутирует все устройства, обрабатывает аудио- и видеопотоки и обеспечивает организацию конференции через интернет. В маленьких переговорных комнатах роль такого оборудования выполняет ноутбук. В более крупных залах необходим программный терминал профессионального уровня.

Аппаратные терминалы ВКС поддерживают протоколы SIP и H.323 для связи между разными платформами. Они включают камеру для захвата видеоизображения участников, кодек для обработки и сжатия данных, микрофон и спикерфон для передачи звуковой информации. К терминалу можно подключить дополнительные внешние устройства – экраны, интерактивные доски, любое количество микрофонов.

Современные системы ВКС поддерживают популярные платформы – Zoom, Microsoft Teams, TrueConf, Webex, Яндекс Телемост и другие. Интеграция с корпоративными календарями автоматизирует расписание и сокращает конфликтные брони.

Системы BYOD

BYOD (Bring Your Own Device) – это тренд в оснащении переговорных комнат, который активно развивается с пандемии. Концепция означает, что каждый участник использует для совместной работы собственный ноутбук, планшет или смартфон.

Система BYOD позволяет объединить в единую платформу любые девайсы на операционных системах Windows, Mac OS, iOS и Android. Подключение происходит по Wi-Fi. Сотрудник приходит в переговорную, связывает своё устройство с оборудованием комнаты, запускает приложение для видеосвязи – и система автоматически подхватывает звук, видео и камеры переговорной комнаты.

Главное достоинство BYOD – свобода выбора сервиса для видеосвязи. Пользователь не ограничен каким-то одним корпоративным решением и может использовать любую удобную платформу для связи с заказчиками, партнёрами или коллегами. По данным компании Barco, сотрудники экономят до 58 минут в день и повышают производительность на 34 процента, используя собственные мобильные устройства.

BYOD-комплекты универсальны и позволяют подключаться к любым конференциям – Teams, Zoom, Битрикс24 и другим.

Настольные интерфейсы

Для проведения презентаций с ноутбука используют компактные настольные лючки, в которых расположены интерфейсы – розетка 220В, HDMI, LAN RJ-45, USB и Type-C. Графическая информация с ноутбука выводится на большой экран, звук подаётся в акустическую систему. Через разъёмы USB и Type-C можно заряжать мобильные устройства.

Настольные интерфейсы упрощают подключение и избавляют от необходимости искать провода или адаптеры. Участники переговоров свободно подключаются к системе, обмениваются контентом, вносят правки и замечания.

Дополнительные функции в переговорных

Система протоколирования записывает данные с видеокамер, дисплеев и аудиоустройств, которые затем можно архивировать, анализировать и редактировать. Это полезно для компаний, которым нужно вести документацию встреч или проводить обучение сотрудников.

Система синхронного перевода необходима для работы многоязычных переговорных мероприятий. Она включает селекторы каналов перевода, пульты переводчиков и другие устройства. Система может одновременно переводить речь на несколько языков и транслировать перевод индивидуально каждому иностранному участнику на основе инфракрасного сигнала или радиопередачи.

Система голосования используется для проведения опросов и принятия решений во время совещаний. Система бронирования переговорных комнат с интеграцией Outlook, Exchange или Google Calendar автоматизи­рует расписание и отображает на панелях у дверей статус «Свободно/Занято». Отчёты помогают оптимизировать площади и увеличивают фактическую загрузку переговорных на 20 процентов и более.

Форматы переговорных комнат

Формат переговорной комнаты определяет состав необходимого оборудования.

Huddle rooms и небольшие переговорные на 5-7 участников – это компактные пространства для быстрых встреч и мозговых штурмов. Для них достаточно установить один дисплей диагональю 55-65 дюймов, аппаратный терминал с широкоугольной поворотной камерой и один спикерфон или 6-7 микрофонов. Базовый комплект для малой переговорной стартует от 500 тысяч рублей.

Средние переговорные комнаты на 8-12 человек требуют более серьёзного оснащения. Здесь используют 2-3 видео-панели, спикерфоны с возможностью каскадирования или потолочные микрофонные массивы, две самонаводящиеся камеры.

Большие переговорные залы на 13-16 участников и более требуют профессиональных решений. Такие помещения оборудуют 2-3 панелями или видеостенами, микрофонным массивом с охватом до 60 квадратных метров, 3-4 видеокамерами с автоматическими функциями. При площади помещения свыше 40 квадратных метров рекомендуют использовать интерактивные панели 65-98 дюймов, PTZ-камеры с авто-наведением и саундбары с функцией шумоподавления. Крупная переговорная обходится от 2 миллионов рублей.